Jak obniżyć koszty obsługi IT dla firm

Koszty

Koszty obsługi informatycznej firm są bardzo zróżnicowane. Niektóre obejmują koszty rzeczywistego projektu i wynagrodzenia zdalnych programistów. Inne to ukryte koszty, których firmy się nie spodziewają. Niezależnie od kosztów, firmy muszą być świadome różnych kosztów związanych z outsourcingiem. Oto kilka sposobów na zmniejszenie kosztów outsourcingu IT:

Licencje na oprogramowanie. Licencje na oprogramowanie mogą być drogie dla firm, zwłaszcza gdy firma buduje produkt SaaS. Dodatkowo, firma potrzebuje infrastruktury IT do wsparcia zespołu programistów, co też kosztuje. Wybór odpowiedniego stosu technologicznego jest krytyczny dla utrzymania sprawnego działania zespołu rozwojowego firmy.

Zatrzymanie zasobów technologicznych. Outsourcing usług może pozostawić firmę z większą ilością zasobów niż jest to konieczne. Ponadto, niektóre firmy kończą zatrzymując więcej pracowników niż potrzebują. Ostatecznie, te zasoby mogą być kosztowne, jeśli są używane do wykonywania zadań nie związanych z podstawową działalnością. Dodatkowo, firma może być rozproszona, gdy nieistotne funkcje biznesowe zostaną zlecone na zewnątrz.

Korzystanie z usług MSP w zakresie outsourcingu to świetny sposób na utrzymanie kosztów pod kontrolą. MSP ma dostęp do znacznie szerszej puli ekspertów niż wewnętrzny pracownik IT, więc jest w stanie zaoferować lepszą obsługę i ceny dla swoich klientów. Outsourcing może również pomóc Twojej firmie uniknąć pułapek, które towarzyszą zatrudnianiu wewnętrznego pracownika IT.

Outsourcing może zaoszczędzić firmom nawet do 40% ich budżetu na IT. Ważne jest, aby zauważyć, że te oszczędności pochodzą nie tylko z wynagrodzeń i małych pozycji biletów. Właściwy MSP będzie oferować miesięczny plan rozliczeniowy, który pozwala firmie płacić tylko za to, czego używa. W zależności od wielkości firmy, może być potrzebny tylko jeden technik lub cały zespół IT.

Pensje pracowników IT są drogie. Zazwyczaj dwóch pełnoetatowych pracowników IT kosztuje od 150 000 do 200 000 USD rocznie. To nie obejmuje PTO, ubezpieczenia i innych kosztów ogólnych. Wynagrodzenia również rosną wraz z rozwojem firmy. Na przykład, firma zatrudniająca 75 pracowników będzie potrzebowała dodatkowego technika Tier 1 help desk. Wymagałoby to również większych nakładów finansowych na szkolenie nowego pracownika. Oprócz wynagrodzeń, pracownicy będą musieli zainwestować w wymianę sprzętu wewnętrznego i inne awaryjne potrzeby IT.

Korzyści

Outsourcing IT może pomóc firmom zaoszczędzić czas i pieniądze. Oprócz zmniejszenia kosztów pracy, outsourcing może pomóc firmom zaoszczędzić na infrastrukturze, konfiguracji technologii, szkoleniach i kosztach zatrudnienia. Zatrudnianie wewnętrznych pracowników do tego zadania jest często trudne i czasochłonne. Dodatkowo trudno jest wybrać osobę, która bez problemu wkomponuje się w strukturę firmy.

Gdy firmy zlecają usługi IT, mogą skorzystać z technologii dostosowanej do ich specyficznych wymagań. Może to obejmować sprzęt IT, systemy telefoniczne, wideokonferencje, tworzenie kopii zapasowych danych i bezpieczeństwo. Outsourcing zadań IT firmy uwalnia również wewnętrzny zespół IT od konieczności skupienia się na ważniejszych aspektach działalności.

Wiele firm boryka się z zaległościami w obsłudze zgłoszeń od użytkowników końcowych, co obciąża wewnętrzny personel IT. Odwraca to ich uwagę od podstawowych funkcji biznesowych, strategii i innowacji. Zatrudniając outsourcerów IT, firmy mogą zapewnić pracownikom dostęp do wysoko wyszkolonego i szybko reagującego wsparcia informatycznego. Mogą również zapewnić niezawodność swoich systemów przez całą dobę.

Korzyści z obsługi IT dla firm obejmują opłacalny dostęp do różnych zestawów umiejętności i możliwość uiszczania miesięcznej opłaty. Jednak niektórzy właściciele firm mogą obawiać się o prywatność danych, jakość usług i zarządzanie dostawcą outsourcingu. Na szczęście umowy o poziomie usług są powszechne w branży IT i chronią obie strony.

Wdrożenie

Pierwszym krokiem do udanego wdrożenia jest dokładne badanie wymagań biznesowych i technologicznych organizacji. Studium to powinno zawierać jasny plan przejścia i określać zakres odpowiedzialności zarówno organizacji, jak i partnera outsourcingowego. Powinien on określać zadania do wykonania oraz ramy czasowe ich realizacji. Powinno również obejmować wszelkie aktywa, które muszą zostać przekazane. Kontrakty z dostawcą outsourcingu wiążą się ze skomplikowanymi kwestiami prawnymi i biznesowymi, które muszą być starannie negocjowane. Dokładne badanie pomoże złagodzić wszelkie potencjalne ryzyka i zapewni, że zarówno organizacja, jak i dostawca są w pełni świadomi postępów projektu.

Zespół zarządzający organizacji powinien zaangażować w projekt odpowiednie zasoby zarządcze. Pracownicy ci powinni posiadać wiedzę na temat wszystkich aspektów inicjatywy oraz relacji z dostawcą. Powinni być również przygotowani do rozwiązywania wszelkich nieporozumień i sporów, które się pojawią. Należy określić jasny proces dla sporów i eskalacji.

Udana umowa outsourcingowa będzie zależała od otwartej komunikacji i wsparcia kierownictwa. Powinno być również jasne, czy dostawca będzie obsadzał firmę outsourcingową nowo zatrudnionymi pracownikami czy pracownikami o długim stażu. W ten sposób można zapewnić, że praca jest wykonywana zgodnie z ustaleniami. Ponadto, będą w stanie ocenić wymagania interesariuszy i utrzymać płynność linii produkcyjnej.

Przejście

Udane przejście na obsługę informatyczną firm wymaga stałej komunikacji pomiędzy klientem a dostawcą usług. Powinna ona obejmować również regularne spotkania na każdym etapie projektu. Dzięki temu usługodawca lepiej zrozumie wewnętrzne działania firmy i istniejące punkty bólu. Jeśli to możliwe, dostawca powinien być skłonny do współpracy z wewnętrznymi zespołami IT, zyskując lepsze zrozumienie punktów bólowych i problemów, z którymi będą się borykać.

Zarządzanie zmianą jest jednym z największych wyzwań w procesie transformacji. Istnieje kilka czynników, które mają na to wpływ. Jednym z największych jest zachowanie dotychczasowych pracowników i sposób, w jaki reagują na zmiany. Kolejnym wyzwaniem jest przekazywanie wiedzy nowemu partnerowi. Niezbędne jest udokumentowanie całego środowiska, aby nowy partner mógł je zrozumieć.

Identyfikacja właściwych partnerów jest istotnym krokiem w procesie outsourcingu. Dobry dostawca powinien być w stanie zapewnić przejrzystość codziennych operacji, a także zapewni kontrolę zmian i audyty. Proces transformacji powinien być skoncentrowany na nawiązaniu profesjonalnej relacji z dedykowanym dostawcą i znalezieniu nowych sposobów prowadzenia biznesu. Ostatecznie, celem outsourcingu jest stworzenie długoterminowego partnerstwa.

Zarządzanie procesem przejścia powinno również obejmować komunikację z kluczowymi osobami w firmie klienta. Celem jest stworzenie płynnego procesu dla wszystkich zaangażowanych stron i uniknięcie ryzyka oporu. Ważne jest, aby komunikować się z dostawcą usług wcześnie i często, ponieważ nawet niewielki opór może zablokować nawet najlepiej ułożone plany.

Nieprzewidziane opóźnienie podczas procesu transformacji spowodowało przesunięcie terminów. W rezultacie klient-MoE zdecydował się przedłużyć umowę Business as Usual (BAU) z dotychczasowym dostawcą Datacom. Jednak Datacom brał również udział w przetargu na projekt Transition2, co miało pewne implikacje. Jeśli Datacom nie zostałby wybrany do projektu, mogłoby zabraknąć zachęty do pozostania na liście płac. Dlatego tak ważne jest podpisanie przedłużenia umowy przed wysłaniem RFP i rozpoczęciem oceny.

Przejście na obsługę informatyczną firm wymaga współpracy pomiędzy klientem a dostawcą usług. Ważna w tym procesie jest komunikacja, ponieważ eliminuje ona wszelkie niepewności i zmniejsza stres. Komunikacja powinna zawierać również informacje o korzyściach płynących z outsourcingu funkcji IT.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]